ERP本地化项目管理：实用指南
隨著企業著力整合并簡化跨多個司法管轄區的會計與稅務（A&T）處理，全球企業資源規劃（ERP）市場持續增長。ERP本地化的推動力不僅來源于企業的全球商業雄心，還包括不斷擴張的國際業務、稅務管理3.0轉型以及持續變化的會計與稅務要求。
盡管這些因素推動了ERP本地化的發展，但根據Gartner的研究，55%至75%的ERP本地化項目未能實現其目標——TMF Group的客戶反饋和客戶調查也證實了這一點。
那么，企業如何確保ERP本地化工作能夠成功，并在各個司法管轄區內收獲預期成效？
準備是關鍵
全球ERP系統本身規模龐大且復雜，涉及眾多動態環節。會計與稅務本地化則進一步增加了其復雜性。為了克服挑戰，企業必須在實施之前投入足夠的時間進行準備，以確保ERP本地化項目順利高效地運行，并能夠收獲預期成果。
準備工作分為四個階段：信息收集、差距分析、方案確定和決策制定。
1. 收集正確信息
務必收集準確且現時的信息，包括數據處理、特定工具/API、本地會計、稅務、發票和其他報告流程方面的要求，因為這些會因司法管轄區而異。文件存儲規則就是一個典型案例。中國、土耳其等國不允許在ERP系統中存儲文件，這就要求企業了解本地政策并制定替代方案。此外，企業還應考慮哪些司法管轄區要求本地稅務機關的特批。
2. 識別差距
在確定本地需求后，就必須識別系統中可能阻礙需求實現的差距。企業需要明確ERP系統應呈現的樣子。如果存在系統無法管理的某些功能，那么要通過怎樣的流程實現？對ERP系統進行全面分析有助于識別技術和知識的差距。例如，是否需要新的工具、界面或功能？企業內部具備多少管理ERP本地化項目所需的知識、專業技能和能力？
3. 確定方案
企業應從IT和會計與稅務的角度了解如何配置其ERP系統。找到簡化系統的機會，將減輕行政管理負擔。當前和未來的流程應該是怎樣的？角色和職責如何劃分？ERP系統必須符合本地的會計與稅務政策及數據要求，并能夠適應政策變化和更新。在集成、整合和升級ERP系統時，企業應尋找機會重塑和改進流程，而不是簡單地延續舊流程。應仔細審查所有內容，以發現潛在的改進點。
4. 做出明確決策
對于ERP本地化項目的交付和上線時間，企業必須審慎決策；這類期限往往較為寬松，容易出現一再延長的情況。在項目啟動之前，企業應決定如何領導項目、由誰處理文檔、需要哪些培訓、是否需要外部ERP本地化顧問，以及如何衡量和控制成本。
一旦完成這些詳盡的準備工作，企業便能開始實施其ERP本地化項目。
TMF Group的成功框架
多年來，TMF Group與眾多客戶合作開展ERP本地化項目，因此熟悉常見陷阱及規避方法。為了確保跨國ERP本地化項目的成功，我們開發了一套涵蓋五大關鍵支柱的項目框架：需求、數據、流程、人員和測試。
1. 需求
在ERP本地化項目的最初階段，務必明確預期成果和目標。企業必須明確，希望系統實現哪些功能，并了解實現目標所需的信息。這些需求必須記錄并傳達給內部團隊、IT部署合作伙伴和本地化顧問，尤其是在全球范圍內進行ERP本地化時，因為各地的需求和義務差異很大。
2. 數據
任何ERP本地化項目都必須考慮到兩種主要的數據形式：與會計、稅務和發票相關的本地法規；遺留系統中的現有財務數據。
本地法規千差萬別，必須在ERP系統中正確體現。例如在英國，有關ERP系統中會計科目表和次級分類賬設置的特定格式規則已經放寬。不過，英國稅務海關總署（HMRC）推出了“數字化稅務”（MTD），要求增值稅注冊企業以數字方式提交增值稅申報，且不得進行人工干預。
此外，企業往往需要從遺留系統向新ERP系統轉移大量數據（尤其在并購的情況下）。此時，應評估當前數據并執行數據清理和驗證流程，確保只有必要的數據被引入新的或更新后的ERP系統中。數據映射和遷移流程必須盡可能順暢高效。這可能涉及舊數據的自動遷移，或通過手動數據傳輸來重新構建數據庫，甚至可能涉及獨立的外部流程。企業必須為這一重要步驟留出足夠的時間。
3. 流程
與數據一樣，在實施新ERP系統之前，必須對流程進行全面評估。企業應進行流程審查，以確保正確記錄所有當前流程。企業還需考慮應如何在新的ERP系統改變流程以實現本地化。其他需要關注的問題包括：哪些流程應人工操作、哪些應自動化，以及本地規則的實際應用將如何影響流程。在前文所述的英國案例中，增值稅申報必須使用符合MTD標準的軟件。盡管可以使用第三方軟件，但ERP流程仍需相應調整、確認并記錄。
重要的是要記錄和繪制業務流程圖（負責人的任務、實施的地點、方法和時間）以及角色和職責（負責主體及其訪問權限）。這需要大量前期工作，但從長遠來看是有益的。
不同的ERP系統具有不同的會計與稅務報告功能，因此務必了解流程對功能的影響。企業必須為此投入足夠的時間，并為潛在延誤預留緩沖時間。
4. 員工
必須明確項目的主要利益相關方：內部會計與稅務專家、外部ERP本地化專家、IT部署合作伙伴和系統的最終用戶。所有相關方都應參與ERP本地化項目。
ERP本地化專家更是發揮著重要作用。ERP本地化專家不僅熟悉本地和國際規則，還能提供高效的流程解決方案。此外，他們能夠在必要時找到替代方案，將稅務與會計規則轉化為對IT供應商的指示，并且能夠在ERP本地化項目中擔任端到端項目經理。
5. 測試
測試至關重要，卻常常成為項目失敗的原因，因為企業往往會低估其重要性。在上線之前，必須對系統的所有功能、配置和報告進行測試（包括事務級別測試）。企業必須為場景驗證、安全測試和訪問權限測試留出足夠的時間，以便在系統上線之前發現并糾正任何配置或安全訪問問題。
在跨司法管轄區企業的會計與稅務合規過程中，ERP本地化逐漸成為不可或缺的一部分。早期準備和流程分析不僅有助于高效推進ERP本地化項目，還能確保系統在長期內適應不斷變化的法律法規。
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