实体健康检查：确保您的企业在运营的任何地区都保持合规
經營跨國企業并非易事。各司法管轄區可能擁有截然不同的法律要求和監管流程，并且隨時可能發生變化。因此，要在企業母國以外的地區駕馭實體管理和行政工作可謂費力勞神。定期進行實體健康檢查可有效幫助企業保持合規。
經營跨國企業并非易事。企業必須密切關注多個司法管轄區的法律法規變化。當地法律法規往往變更頻繁，使得企業在合規方面出現錯漏，并由此受到處罰或聲譽受損。
例如，在收購過程中，企業可能由于未向相關部門更新前董事信息或備案地址而導致不合規。
企業有時匆忙設立實體以趕上最后期限，骨干法務團隊則焦頭爛額地應對各項事務，這些都意味著企業資源過于分散、必要行動會被忽略。此時，管理層無法充分知曉相關的當地和國際義務，也不了解何時以及如何進行維護和更新。
不合規的后果與考量
企業一旦不合規，可能會招致處罰。企業可能會面臨經濟處罰 ，甚至喪失在特定司法管轄區開展業務的特權。情節嚴重時，企業高管會被追究個人責任，甚至在個別司法管轄區，還可能被處以監禁。
同樣值得思考的是，新冠疫情對各司法管轄區企業的注冊與發展帶來了何種影響，以及為何疫情格外凸顯了定期實體健康檢查的必要性。
TMF Group最新的《全球商業復雜性指數報告》（GBCI 2022）深入剖析了企業在設立法人實體，以及在外國司法管轄區運營和退出時面臨的諸多挑戰。
疫情期間，許多司法管轄區被迫向數字化轉型，以迅速調整和簡化經營流程。這種做法通常有助于減少商業摩擦，然而在某些情況下，倉促引入數字化流程來代替傳統的面對面互動，實際會帶來短期復雜性。
疫情伊始，企業擴張出現停滯，新實體的建立速度大幅放緩。疫情之后，企業紛紛復工復產并準備好重啟擴張計劃，卻發現新企業設立流程比原先耗時更長。
疫情也在一定程度上打消了設立新實體的積極性，因為許多企業希望等新商業常態塵埃落定后，再制定具體計劃。
隨著許多企業向數字化轉型并計劃進軍新司法管轄區，進行實體健康檢查變得至關重要。如此一來，便能確保及時更新所有文件，并快速掌握特定司法管轄區新出臺的法律法規。
有鑒于此，對跨國企業而言，投入資源定期審查海外架構和流程是有益的，可確保所有業務在相應司法管轄區完全合規。
但是，具體要怎么做，又應從何處入手呢？
如何規劃下一次實體健康檢查……以及需要考慮的因素
規劃是確保實體成功保持合規的一大要素。定期進行實體健康檢查不僅是良好實踐，更是履行法律要求的必要途徑。在并購交易中收購實體或從分散治理模式向集中治理模式過渡時，這一點尤為重要。借助簡單的做法便能幫助企業按時完成備案等流程，例如為各司法管轄區和實體類型引入合規日歷。
聘請本地服務提供商以了解最新的當地法律法規同樣是明智之舉。因為他們不僅精通司法管轄區內的語言，而且還熟悉當地商業文化，能夠及時從法律和行政角度了解任何潛在變化。
實體健康檢查應涵蓋實體基本情況，如：
- 企業名稱
- 注冊編號
- 注冊日期
- 貿易狀態
- 注冊地址和主要業務地址
此外，還應涵蓋：
- 股份（類型、數量、價值、資本）
- 股東（以及股東大會）
- 財務報表（申報、年終、報告、最后期限、上次申報日期）
- 董事會會議
- 董事與高管
- 任何授權書
獨立進行實體健康檢查……還是求助專業團隊？
如果您有時間且有資源，獨立進行實體健康檢查也未嘗不可。但是，您必須充分了解實體所在司法管轄區的要求。
這包括應從哪些地方政府部門以及如何獲得證明、企業是否完全合規、是否有任何法律法規更新需要留意。在某些司法管轄區，您需要親自前往政府部門，索取并填寫相應文件。但顯然，這一過程相當耗時。
當企業在五個及以上的司法管轄區運營時，進行實體健康檢查的難度更大。其中最為困難的當屬適應所有新出臺的當地商業法規變更。
此時，熟悉司法管轄區及其商業法規的資深本地服務提供商將是企業的強大后盾。本地服務提供商不僅熟知相應司法管轄區的最新商業法律法規，而且能夠精準快速地解決一切合規問題。
將實體健康檢查外包后，您的企業便可以低成本地保持合規并規避潛在風險。
專業服務觸手可及
如果您不清楚應如何入手，TMF Group可助您進行定期實體健康檢查，以確保您的企業全年合規運營。
TMF Group是全球實體管理與相關服務領導者。我們的業務遍及85個國家，在世界范圍內擁有9,100名專家。無論您在何處運營，我們都能提供精通當地語言、知識、商業文化的專家，以幫助您處理任何合規事務。
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