遵守新的《歐盟舉報指令》：時間是關鍵

新的歐盟指令即將在一個月不到的時間內生效，歐盟的企業必須建立好內部舉報流程，以滿足新的指令要求。企業也可以選擇向服務提供商尋求協助，以確保內部流程準備就緒。

在12月17日的截止日期之前，成員國必須：

• 規定擁有250名員工以上，或年收入達1000萬歐元以上的企業實施舉報制度（擁有50至249名員工的企業只有多24個月的時間去實施）。
• 規定公共機構、有關當局和擁有1萬人口以上的市政府實施舉報制度。
• 建立或委任一家主管當局作為上報途徑，以應對機構未能處理好的舉報投訴。
• 為揭弊者提供廣泛的法律和財務保護。
• 撤銷與舉報案例相關的保密型合同。

舉報報告的要點

權利

所有在組織工作的個人都有舉報的權利，包括臨時員工和正式員工、董事和股東。特定的第三方也有舉報的權利，包括前員工、承包商和供應商。

保密性

設立一個機密的報告框架是必要的，并且應該讓揭弊者知道他們正在向誰舉報。企業必須建立一個“中立的個人或部門”，以負責跟進舉報報告。該個人或部門收到報告后，應在七天內予以確認，并適當地“跟進”（在收到報告的三個月內進行跟進屬于合理）。如果要將揭弊者的身份透露給最初收到報告之外的其他人知道，需要先獲得揭弊者的批準。

管道

該指令需要一個符合國內生產總值增長和安全的制度。企業應該為員工提供易于理解且容易獲得的信息，并說明向內部及外部的主管部門、機構、團體或其他實體進行舉報的可能性。

選擇

除了以往的做法，揭弊者在進行首次舉報時也必須給予他們渠道的選擇，以保障其匿名性。針對這一點，組織必須設立一個機制，讓員工有信心進行內部舉報，而不必擔心遭到報復。我們建議組織允許個人通過服務平臺進行匿名舉報，以幫助建立這些信心。

文件

組織必須確保調查是一個健全、有文檔記錄的過程，并且是能夠及時稽核和執行的。我們建議組織建立一個清晰、易遵守和直觀的流程。

聚焦德國

與歐盟指令制定的標準相比，德國針對揭弊者的保護尚有不足。目前，該國只有與保護金融服務領域的揭弊者，以及保護商業機密相關的國家法規。

2020年12月11日，德國政府擬定了一份關于保護揭弊者的普通法草案，且范圍超越了歐盟指令的要求。該國的目標是在歐盟指令的截止日期——12月17日達成協議。然而，在經歷了9月份的大選和聯合政府的不斷地協商之后，該指令是否能在該截止日期前被納入為德國法律仍是個未知數。

TMF德國業務發展總監Manuela Reintgen表示：“新法規即將出臺，但中小企業（SME）在實施符合標準的舉報流程方面，仍處于非常初期的階段。目前，在七個德國組織中，只有一個正在為此做準備。”

在等待聯合政府發布更多關于普通法草案的信息之際，我們建議，所有雇主至少應該為符合歐盟指令的舉報制度做好實施的準備。

TMF Group資本市場服務總監Marc Pruem表示：“最新的《2021年舉報報告：針對歐洲公司舉報的綜合研究》顯示，去年，每三家組織就有一家因違法或不道德行為而被舉報，包括違反自身的行為守則。因此，在未來，加強合規以及保護組織免受財務或法律報復將會是重中之重。”

他續稱：“TMF Group可以幫助減輕企業在實施精簡化舉報流程中的復雜性，同時，作為中立的揭弊負責人，TMF Group也可以建立起企業致力于妥善捍衛員工權利方面的信任。”

TMF德國：揭弊者服務 

TMF德國成立了“揭弊者服務”（或稱“吹哨人服務”，whistleblower services），為客戶提供線上平臺、舉報政策和一名中立的揭弊負責人，以協助德國企業遵守歐盟指令的要求。這一服務組合確保員工可以進行匿名舉報，并追蹤相關流程，包括一開始提交到系統直到結束。

TMF德國辦事處可以為客戶提供以下服務：

• 作為外包提供商，為客戶提供合規服務組合
• 作為揭弊者服務的單一聯系人，協助處理不適用/不相關的指控，并與相關指控的利益相關者接觸
• 在人手緊缺的情況下，預防任何額外的行政開支
• 作為在客戶等級架構之外的中立第三方，我們確保揭弊者的利益得到法規的保護

與我們聯系

TMF Group在德國和其他的歐盟成員國均有擅長揭弊服務的專家。

欲了解更多關于TMF Group的揭弊者服務，請與我們聯系。我們能夠協助您進一步了解相關指令，以及該指令將會對您的企業造成什么影響。