中國新《檔案法》的實施，會對企業帶來何等影響？企業又該注意哪些方面？對此，TMF中國辦事處專家匯整了五大重點，旨在為企業提供指引。
對于企業而言，檔案是保護企業合法權益的法律憑證，是維護企業和員工利益的保障。在企業發展的過程中，檔案也作為重要的信息資源。良好的檔案管理還能夠幫助企業整理好重要的商業機密。
而新《檔案法》的實施，會對企業帶來何等影響？企業又該注意哪些方面？
背景緣由：
作為新中國第一部檔案法，《中華人民共和國檔案法》于1987年公布并于1988年1月1日起正式施行。此后，為適應經濟社會發展，檔案法分別在1996年和2016年經歷了兩次修正。
今年6月20日，新修訂的《中國人民共和國檔案法》（以下簡稱新《檔案法》）由十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過并公布，將于明年1月1日起施行。
有何變化？
新《檔案法》由原來的六章27條擴充到八章53條，新增“檔案信息化建設”和“監督檢查”兩個章節，對加強檔案信息化建設、保障檔案信息安全以及檔案主管部門監督檢查機制作出了具體規定。此外，新法還明確了相關違法行為的處罰金額，使其更具操作性。
企業需注意些什么？
一． 檔案機構和檔案工作人員的設置
新《檔案法》規定，機關、團體、企業事業單位和其他組織應當確定檔案機構或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案。
另外，根據《外商投資企業檔案管理暫行規定》，外商投資企業應當加強對其檔案工作的領導，把企業檔案工作列入企業管理計劃，并確定管理檔案的部門和人員負責企業的檔案工作。
可見，《檔案法》也適用于外資企業。外資企業的檔案工作和檔案管理也是國家檔案工作和檔案管理的組成部分。外資企業應當根據自身實際情況，設立檔案部門或委任相關人員負責企業的檔案管理工作。
二． 健全檔案管理制度及檔案服務外包
新《檔案法》規定，應當形成檔案的機關、團體、企業事業單位和其他組織，必須建立檔案工作責任制，依法健全檔案的管理制度。
健全的檔案管理制度應當包含歸檔制度、保管制度、利用制度、信息化制度等，好讓企業檔案工作能夠順利實施。外資企業也應當制定適合自己的檔案管理制度，以作為企業內部規章管理的一部分，并依據企業的發展情況及時做出更新或者修訂。
關于檔案保存的地點和要求，新《檔案法》規定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備，確保檔案的安全；同時采用先進技術，實現檔案管理的現代化。《外商投資企業檔案管理暫行規定》也如是指出。
然而現實情況是，很多外資企業并不具備符合要求的檔案保存場所，因此將檔案保管外包給有資質的第三方檔案服務企業。所以，為了適應這種新變化，在這次修訂中，新《檔案法》也相應加入了相關條款。
外資企業可以選擇委托符合條件的檔案服務企業（受托方）進行檔案整理、寄存、開發利用和數字化等服務。受托方應當建立檔案服務管理制度，遵守有關安全保密規定，確保檔案的安全。
三． 檔案信息化建設和電子檔案
伴隨著信息技術的發展，越來越多的檔案已經由傳統的紙質載體轉變為電子化載體，檔案信息化建設和保證檔案信息安全也成為了新時期檔案工作的重中之重。
新《檔案法》明確了電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。前提是電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。
外資企業在日常經營活動中，應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等互相銜接。
四． 檔案歸檔范圍
根據新《檔案法》規定，就外資企業而言，應當納入歸檔范圍的是能夠反映企業主要研發、建設、生產、經營和服務活動，以及維護企業權益和職工權益的材料。
《外商投資企業檔案管理暫行規定》則更為具體地列舉出外資企業文件材料的歸檔范圍，共14個方面，給外資企業歸檔工作提供了明確的指引。
五． 檔案保管期限
檔案保管期限分永久、長期、短期三種。具有長遠查考利用及研究價值的永久保存；在一定時期內有查考利用價值的長期或短期保存；凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限從長。
在歸檔范圍內的重要文件材料，應當永久保管；一般性文件材料，應當定期保管，一般分為30年、10年。
會計檔案作為企業經營過程中形成的一種特殊檔案，國家檔案局專門制定了《會計檔案管理辦法》，并規定了各類會計檔案的保管期限。
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TMF中國辦事處全球實體管理專家提醒，外資企業應當遵守上述相關法律法規，認真做好本企業各類檔案的歸檔和管理工作，依法合規地從事經營活動，避免違規行為的發生。
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