聘請員工時，我們需要處理許多文書工作——包括培訓和技能、招聘和隱私細節（如地址、薪金和紀律記錄等）資料。
以往，大部分這些資料都是存放在人力資源部門辦公室的文件柜內，惟如今已逐步邁向電子化。雖然這帶來不少的好處，但也存在風險。
隨著越來越多人力資源使用云端技術，資料外泄的風險也越來越大。同時，基于專注于個人資料處理的監管增加，人力資源團隊必須有一套清晰、嚴謹和透明的儲存程序以及使用任何員工個人資料的程序。
什么是“員工資料”？
這指的是您手中所持有的個別雇員和整體人力團隊的資料，包括您用于進行分析的數據，從追蹤假期、花紅、產假、保健和其他福利，甚至在職表現、差異和缺勤情況等。
這些數據能幫助人力資源部門了解人力趨勢，從中協助高層的決策制定。例如，若您的決策者熟悉員工的表現或技能差距，他們可相應調整商業策略。
這些數據無論是儲存在線上、桌面電腦還是文件夾，各地都有條例規定您該如何處理及存放這些資料。
持續更新資料
持續不斷更新雇員資料本身就是個挑戰。
就職期間，員工可能會請假、結婚、生小孩、生病或被擢升。每一個變動都需要更新記錄。整體雇員團隊的人數令數據量變得龐大，發生錯誤的后果非常嚴重。
持續更新員工數據的重要性，成為人力資源專家的負擔，而最常見的壓力包括要求準確記錄和及時更新，以達到雇員期望和符合政府監管。
本地違規的風險
其中一個最大的合規變更是歐盟針對管理個人資料（包括您雇員的薪金和雇員人數）所推出的《一般數據保護條例》（GDPR）。理論上，違反GDPR條例的后果是嚴重的，因此每個管轄區的企業都必須仔細確認是否合規。
另一個例子是eSocial，這是巴西政府為了統一雇主和雇員數據呈報所推行的項目。eSocial是一個集數碼化簿記、稅務、社會保障和員工義務在一體的系統。這系統將取代向社會保險、國家稅務局及勞工與就業部門分開呈報的必要。外界預計eSocial能減輕官僚主義，同時加強企業提供資訊的責任。再次提醒，這是在巴西經商的雇主所面臨的新變動，他們必須及時了解最新進展，否則將遭到罰款。
若要求支援不同國家的人力資源專家時刻了解最新的當地程序和條例更改，是非常困難的。因此，與當地伙伴合作十分重要，因為這能彌補兩地之間的知識和技能差距，幫助您符合當地的條例與要求。
我們的服務
盡管文化的差異早已在預期中，但無論您身在何處都可以確定的就是：員工期望自己的資料被準確記錄與保存，因為任何失誤可能會涉及非常個人的隱私。
如果您對業務所在的每個國家或管轄區條例沒有最新的了解，要有效并合規地管理雇員資料，可以是一件非常繁瑣的事情，特別是那些沒有內部人力資源團隊的遙距或小型辦事處。
TMF Group可以為您提供協助。我們的人力資源行政服務包括數據維護與監督、以及各方面的行政工作，包括假期、福利和定期合約。歡迎下載我們的電子書（以英文書寫），了解人力資源行政的重要性，或聯系我們的本地專家。TMF Group的營運遍布全球，我們能為您員工在從入職、就職期間到離職，全程提供支援。