從今年一月起，日本的 My Number 制度要求企業在處理涉及員工的 My Number 數據和文件時必須使用最高標準的安全系統。
日本很快將推行一套類似于美國和韓國社會保障號碼的居民登記系統。然而，上個月發表的日本《時代》文章指出，日本數字經濟共同體促進協會（Japan Institute for Promotion of Digital Economy and Community） 3 月到 5 月期間對 3,386 家日本企業進行了調查，其中近 70% 表示尚未準備好對員工的新身份識別號碼實行保護。
企業應當妥善保存所有包含 My Number 的文檔。仍未配備 My Number 安全系統的企業應了解，身份識別號碼的使用方式將存在法律約束，包括不允許將此號碼用作員工身份識別號碼。不同于美國和韓國使用的系統，日本 My Number 具有除稅收和社會保障制度以外的更為廣泛的關聯性。它包含稅收、醫療、銀行賬戶和政府發放的賑災福利等重要的個人信息。該制度旨在幫助日本政府加強公共便利性和提高行政服務效率（包括稅收和社會福利），同時簡化政府服務使用流程。
My Number 法律于 2013 年通過，要求在日本的所有企業采集并管理其員工（兼職和全職）號碼，并且企業必須對員工資料的管理體系進行調整。由于每個 My Number 均屬于敏感個人信息 (Sensitive Personal Information, SPI)，因此要求企業在處理涉及員工號碼的數據和文件時必須使用最高標準的安全系統。泄露身份識別號碼及數據的人員將受到處罰，包括處以長達四年的監禁或兩百萬日元的罰款（相當于泄露其他個人信息罰款的兩倍）。
TMF Group 日本公司的其中一項人力資源和薪資服務則是幫助企業管理 My Number 數據。我們配備了由會計、法律、稅收、薪資和人力資源相關專家組成的強大國際管理團隊，可以為企業提供全面的 My Number 生命周期管理解決方案，幫助保護您的公司并維護員工的 My Number 數據。