Compliance de Folha de Pagamento

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Talvez n?o haja fun??o mais importante nos negócios do que pagar os funcionários com precis?o e pontualidade. Satisfazer as obriga??es contratuais estabelecidas com as pessoas que dedicam seu tempo à empresa é o nível mais básico do compliance de folha de pagamento.

Mas há muito mais no compliance do que isto. A folha de pagamento é atualmente uma das fun??es mais regulamentadas dos negócios, muitas vezes com camadas de leis tributárias e trabalhistas em níveis nacional, regional, local e, cada vez mais, multinacional.

Para garantir o compliance com a folha de pagamento, os empregadores devem cumprir uma grande variedade de regulamentos relacionados a impostos e previdência social, entrega de relatórios estatutários, prote??o de dados e condi??es de trabalho (incluindo valida??o de funcionários, valores de salário-mínimo, benefícios, subsídios, licen?as, horas de trabalho e regras de horas extras). Além disso, precisam manter e arquivar registros completos e precisos – e pagar os impostos corretamente – dentro dos prazos estipulados para cada funcionário, de acordo com os regulamentos mais recentes.

A tendência crescente de empregar talentos locais indica que as empresas multinacionais agora, mais do que nunca, precisam compreender totalmente a tributa??o local e outras leis trabalhistas.

Manter-se atualizado sobre as regras e regulamenta??es relacionados à folha de pagamento em uma única jurisdi??o é bastante complexo. No entanto, para as empresas que lidam com a folha de pagamento global, há uma complexa rede de regimes muito variados relacionados à folha de pagamento para acompanhar e permanecer em compliance com eles.?

S?o estas características que tornam o compliance de folha de pagamento um dos principais impulsionadores da complexidade em se fazer negócios ao redor do mundo. Para tornar as coisas ainda mais desafiadoras, alguns dos mercados mais complexos para se fazer negócios também s?o os mais punitivos em termos de multas e penalidades por n?o-compliance.

O compliance de folha de pagamento é, portanto, uma das maiores áreas de risco econ?mico e reputacional para organiza??es multinacionais: as consequências por cometer um erro, mesmo que inadvertidamente, podem ser graves, colocando as empresas em risco de investiga??o pelas autoridades.

Fonte: índice Global de Complexidade Corporativa 2022 da TMF Group

Possíveis consequências do n?o-compliance na China

Na China, conforme prescrito pela Lei de Seguran?a da República Popular da China (RPC), Artigo 86, se um empregador n?o realizar o pagamento das contribui??es mensais de previdência social de um funcionário no prazo e de maneira integral, ele é obrigado a fazê-lo dentro de um prazo estipulado. Ser?o cobrados juros de mora a partir da data de vencimento de 0,05% ao dia sobre o pagamento incompatível ou atrasado; se o pagamento n?o for realizado dentro do prazo estipulado, as autoridades locais aplicar?o uma multa de 100% a 300% sobre o valor faltante/em atraso.

Possíveis consequências do n?o-compliance na Col?mbia

Na Col?mbia, o Ministério do Trabalho tem poderes para monitorar, verificar e controlar o compliance com rela??o às normas trabalhistas. Uma das medidas mais severas que pode ser imposta por n?o-compliance é a suspens?o das atividades por até 120 dias, ou mesmo o fechamento de uma empresa.

Possíveis consequências do n?o-compliance no Reino Unido

No Reino Unido, as multas pela n?o pagamento do Salário-Mínimo Nacional s?o extremamente punitivas, chegando a 200% sobre qualquer atraso devido ao funcionário (até uma multa máxima de ￡20.000 por trabalhador). A marca e a reputa??o de um empregador também podem ser prejudicadas, uma vez que a autoridade tributária do Reino Unido exp?e os nomes dos empregadores que s?o penalizados.

O cenário global de compliance de folha de pagamento pode ser difícil de lidar e interpretar. As empresas estrangeiras podem estar sujeitas a um maior escrutínio por parte dos governos locais, reguladores e autoridades fiscais.

Em ambientes regulatórios mais complexos, pode haver mudan?as frequentes na legisla??o, exigências onerosas de relatórios sobre a folha de pagamento, manuten??o detalhada de registros físicos e cálculos salariais complexos.

Estas s?o as principais áreas em que o compliance é obrigatório:

Leis trabalhistas locais

Leis trabalhistas locais

Variam muito e variam muito entre jurisdi??es. Este aspecto destaca a necessidade de expertise local: pessoas locais que possam avaliar cada situa??o no contexto do ambiente regulatório local enquanto atendem às necessidades corporativas.

Contrata??o e demiss?o de funcionários

Contrata??o e demiss?o de funcionários

Com frequente inclina??o das leis trabalhistas voltadas ao trabalhador, as organiza??es precisam aderir a processos rígidos para contrata??o de novos funcionários, bem como para rescis?es, voluntárias ou compulsórias.

Fonte: índice Global de Complexidade Corporativa 2022

Sistemas de previdência social

Sistemas de previdência social

As exigências de registro e elabora??o de relatórios de previdência social podem ser onerosas, principalmente quando as autoridades reguladoras est?o tentando abordar a quest?o de trabalhadores ilegais. No México, por exemplo, os funcionários s?o registrados junto ao Instituto de Previdência Social e os empregadores com um número acima de 300 funcionários devem apresentar um relatório auditado demonstrando que pagaram os prêmios mensais obrigatórios aplicáveis a todos os funcionários (tanto o empregador quanto os funcionários contribuem).

Direitos de licen?a

Direitos de licen?a

A gest?o da folha de pagamento em vários países pode se tornar mais complexo devido a direitos de licen?a de funcionários específicos, que devem ser respeitados para permanecer em compliance. Estes direitos variam muito, como por exemplo:

  • Os funcionários noruegueses n?o têm direito ao pagamento de férias durante o primeiro ano de trabalho, mas têm direito a férias. No entanto, se eles trabalharam com outro empregador antes de seu emprego atual, receber?o o pagamento das férias do empregador anterior.
  • Empresas com funcionários nos Emirados árabes Unidos devem estipular pelo menos 30 dias de férias anuais aos funcionários com mais de um ano de servi?o. A lei trabalhista dos Emirados árabes Unidos permite aos funcionários mu?ulmanos do setor privado uma licen?a n?o-remunerada de 30 dias, que pode ser utilizada uma vez durante o período de trabalho. Ela deve ser destinada para realizar o Haji (a peregrina??o islamica anual a Meca).
Sistemas de imposto de renda

Sistemas de imposto de renda

Existem tantas, se não mais, variedades de regime tributário quanto países no mundo, muitas vezes com variações entre estados e regiões dentro dos países. Esta falta de uniformidade aumenta a complexidade do processo de gestão da folha de pagamento global: não existe um modelo único quando se trata de compliance fiscal.

Exigências de relatórios

Exigências de relatórios

Cada jurisdi??o tem suas próprias exigências específicas para as quais e quando as informa??es devem ser informadas. Em alguns países, os empregadores devem manter os números atualizados e reportar às autoridades externas mensalmente. Em outros países, os relatórios do governo s?o muito menos onerosos e s?o exigidos apenas anualmente. Por exemplo:

  • No Reino Unido, todos os empregadores devem notificar o His Majesty’s Revenue & Customs (HMRC) sobre seu compromisso de pagar o imposto sobre rendimentos recebidos (Pay as you earn – PAYE) simultaneamente ou anterior aos pagamentos aos funcionários. Os relatórios devem ser enviados ao governo sempre que a empresa concluir uma execu??o de pagamento – o n?o-compliance resulta em multas.
  • Em alguns países, as autoridades fiscais s?o proativas. Por exemplo, a autoridade fiscal finlandesa envia uma declara??o de impostos pré-preenchida aos indivíduos ao longo da primavera de cada ano. Uma vez verificado, se n?o houver dados a serem corrigidos, a declara??o pode simplesmente ser arquivada para registros pessoais.
Colaboradores estrangeiros

Colaboradores estrangeiros

As leis trabalhistas e tributárias s?o normalmente complexas e diferentes para trabalhadores expatriados, dependendo da localiza??o e circunstancias pessoais. Pode ou n?o haver acordos fiscais recíprocos vigentes entre o país anfitri?o e o de origem do colaborador estrangeiro; pode ou n?o haver a necessidade de estabelecer uma entidade comercial para empregar expatriados. Além disso, pode existir a op??o de “Trabalho sem Localiza??o Fixa” (Employment without Establishment – EwE) no país. Quaisquer que sejam as op??es, é importante preparar e elaborar relatórios sobre colaboradores estrangeiros corretamente.

Ciclos da folha de pagamento

Ciclos da folha de pagamento

A grande varia??o na frequência das execu??es de pagamento e as tarefas necessárias, como a elabora??o de holerites, podem dificultar o cálculo da folha de pagamento global. Por exemplo, na Europa, elaborar a folha de pagamento mensalmente é o padr?o. No entanto, existem discrepancias em certos setores – incluindo agricultura e hotelaria – onde a cria??o de uma folha de pagamento quinzenal é normal, ou em certos países onde a execu??o de b?nus está incluída no calendário padr?o de processamento da folha de pagamento. O resultado disto é que há exigências específicas sobre a folha de pagamento em cada país, ainda mais personalizado por regras secundárias, regulamentos e, claro, idioma e moeda corrente.

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