Em termos simples, a folha de pagamento global é o gerenciamento consolidado de todas as necessidades de folha de pagamento de uma organização, em todos os países em que ela possui funcionários. Os benefícios de ter uma folha de pagamento global consolidada incluem maior visibilidade, controle, consistência, compliance e prestação de contas, além de maior eficiência.
Fonte: artigo "Multi-country Payroll (MCP) Consolidation Demystified. Key Considerations for an Employee-Centric Payroll" do Savanta Group.
O conceito de folha de pagamento global parece bastante simples. Afinal, a maioria das organizações multinacionais já consolidou globalmente outros processos corporativos fundamentais, incluindo contabilidade, TI e recursos humanos (RH).
Mas ter uma folha de pagamento global consolidada é mais complexo. As regras, regulamentos e práticas trabalhistas e fiscais são bastante específicas para cada jurisdição e também mudam regularmente. Isso ficou particularmente evidente durante a pandemia, quando a legislação estava mudando todos os meses em alguns países, criando grandes desafios para organizações globais que muitas vezes lutavam para garantir o compliance.
A folha de pagamento é, por sua natureza, única para cada empresa e situação de funcionário, e muitas vezes envolve muito mais interação humana do que outros processos corporativos. Ela requer negociações regulares com escritórios fiscais, reguladores, auditores e instituições financeiras do país – com todas as nuances específicas de idioma, procedimentos, culturais e técnicas que isso implica. Esta complexidade não varia apenas entre regiões, mas também entre países da mesma região – às vezes de forma significativa.
Fonte: Índice Global de Complexidade Corporativa 2021 pela TMF Group
Além disso, do ponto de vista tecnológico, não existe uma plataforma única ou modelo de entrega que possa fornecer folha de pagamento global, ao contrário de outras funções corporativas, como contabilidade e RH.
Estas complexidades impulsionaram o desenvolvimento de vários modelos de entrega diferentes, que as organizações multinacionais precisam considerar ao decidir sobre a melhor forma de lidar com suas necessidades de folha de pagamento global. Elas variam desde o processamento da folha de pagamento totalmente interno, geralmente utilizando soluções de Software como Serviço (Software as a Service – SaaS), passando por modelos híbridos internos/terceirizados, até um serviço totalmente terceirizado. A terceirização pode ser feita por meio de um modelo agregado (contratante principal em conjunto com fornecedores locais terceirizados) ou por meio de um único provedor global que assume todos os aspectos da entrega da folha de pagamento em todos os países.
A forma pela a qual as organizações entregam a folha de pagamento global é o resultado de diversos fatores que melhor atendem aos seus objetivos, ao mesmo tempo em que estão em compliance com as melhores práticas da região ou país. Seja qual for o modelo escolhido, os fornecedores de folha de pagamento precisarão oferecer uma solução flexível aos seus clientes, capazes de se adaptar para satisfazer as exigências de precisão, compliance, eficiência e de prestação de contas da folha de pagamento.
Um artigo recente dos analistas do Everest Group fornece insights mais profundos sobre os desafios, benefícios e principais considerações da consolidação da folha de pagamento internacional.