Post?puj?ca digitalizacja w Polsce sprawia, ?e wewn?trzne dzia?y HR musz? zmierzy? si? z wyzwaniami jakie nios? ze sob? nie tylko samo tempo zmian, ale tak?e zmieniaj?ce si? wymogi.
W Polsce k?adzie si? silny nacisk na digitalizacj?, a rz?d jest bardzo zaanga?owany w kwestie zwi?zane z digitalizacj? w sprawozdawczo?ci biznesowej, opiece spo?ecznej oraz opiece zdrowotnej. Ministerstwo Cyfryzacji utworzone w 2015 r. dzia?a we wspó?pracy z Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Spo?ecznej i innymi jednostkami rz?dowymi w celu wykorzystania przez Polsk? korzy?ci p?yn?cych z nowych technologii.
Obszar zarz?dzania zasobami ludzkimi zosta? w naturalny sposób obj?ty ewolucj? cyfrow? - dlatego wyzywaniem dzia?ów wewn?trznego HR s? nie tylko kwestie zgodno?ci z przepisami, ale tak?e nad??anie za szybko zmieniaj?cymi si? trendami. Szybki rozwój digitalizacji w obszarze HR wi??e si? z konkretnymi wyzwaniami, w zwi?zku z czym kluczowe jest pozostawanie na bie??co z najnowszymi zmianami i ich mo?liwym wp?ywem.
Nowa ustawa o zmianie niektórych ustaw w zwi?zku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacj? wejdzie w ?ycie z dniem 1 stycznia 2019 r., pozwalaj?c pracodawcom na przechowywanie dokumentacji pracowników w formie elektronicznej. Celem jest poprawa szybko?ci i efektywno?ci pracy z aktami, w tym tak?e ich przegl?dania, poprzez skrócenie czasu potrzebnego do wykonywania tych czynno?ci i obni?enie kosztów przechowywania.
Mniej archiwizowania
Nowa ustawa, wynikaj?ca z pakietu polskiego rz?du “100 zmian dla firm”, skraca równie? wymagany czas przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Ka?dy pracownik b?dzie mia? konto w Zak?adzie Ubezpieczeń Spo?ecznych (ZUS), a pracodawcy b?d? musieli sk?ada? miesi?czne indywidulane raporty dotycz?ce nale?nych sk?adek oraz wyp?aconych benefitów. Pracownicy b?d? mieli dost?p do danych na swoich kontach poprzez internetow? Platform? Us?ug Elektronicznych (PUE ZUS) z mo?liwo?ci? sprawdzenia danych, a w przypadku zgubienia dokumentacji – mo?liwo?? z?o?enia wniosku o uzyskanie informacji przez Internet lub w formie papierowej. Oznacza to u?atwienie wype?niania obowi?zków przewidzianych w prawie pracy. Nowe prawo ustanawia równie? bezgotówkow? wyp?at? wynagrodzenia jako podstawow? form? wyp?aty. W ci?gu 21 dni od daty wej?cia w ?ycie nowej ustawy tj. do 22 stycznia 2019 r, pracodawcy b?d? uprawnieni do ??dania informacji o rachunku bankowym od swoich pracowników.
Dzia?y HR powinny ju? teraz rozpocz?? dzia?ania, aby przygotowa? si? na nowe regulacje oraz upewni? si?, ?e zmiana formy akt pracowników na eklektroniczn? przebiega zgodnie z wytycznymi RODO.
Skuteczno??
W Polsce kolejny obszar dotkni?ty zmianami stanowi forma zwolnień lekarskich. Papierowe zwolnienia lekarskie mia?y zosta? zast?pione wersj? elektroniczn? ju? od 1 lipca tego roku, kiedy wesz?o w ?ycie nowe prawo, jednak zmiana ta zosta?a prze?o?ona na 1 grudnia 2018 r., aby da? lekarzom wi?cej czasu na w??czenie nowego podej?cia do ich praktyki.
Zwolnienia lekarskie w formie elektronicznej wprowadzono po raz pierwszy dwa lata temu, ale z uwagi na fakt, ?e korzysta?o z nich jedynie 10% lekarzy, postanowiono, ?e potrzebne jest nowe prawo. Ca?kowite wyeliminowanie papierowych zwolnień ma na celu zwalczanie nieuczciwych praktyk. Od 2008 r. w Polsce obserwowano wzrost liczby wystawianych zwolnień. Zamiana papierowych zwolnień na elektroniczne, które mog? by? szybciej przetwarzne, pozwoli w?adzom kontrolowa? czy osoby na zwolnieniu s? faktycznie chore i zredukuje liczb? bezpodstawnie wystawianych zwolnień chorobowych.
Z uwagi na d??enie pracodawców do podnoszenia wydajno?ci oraz minimalizowania kosztów poprzez rozwi?zanie problemu nadmiernej nieobecno?ci w pracy, oprogramowanie i systemy do monitorowania czasu pracy i obecno?ci (T&A/RCP) stale zyskuj? na popularno?ci. Rzetelne planowanie czasu pracy oraz zbieranie danych na temat faktycznie przepracowanego czasu jest niezb?dne, aby prawid?owo obliczy? wynagrodzenia oraz urlopy. Wyspecjalizowane programy do planowania i rozliczania czasu pracy (T&A/RCP) zast?pi?y niewygodne i niedok?adne systemy oparte na listach papierowych, pozwalaj?c na monitorowanie godzin w czasie rzeczywistym i na bie??co dostarczaj?c dost?pnych informacji pracownikom odpowiedzialnym za naliczanie wynagrodzeń.
Dynamika
Zarz?dzanie wieloma biurami oraz pracownikami na ?wiecie wymaga dynamicznego systemu, który mo?e by? rozbudowywany wraz z rozwojem organizacji. Wiele przedsi?biorstw ma problem z dost?pem do danych p?acowych na poziomie regionalnym, a wdro?enie jednego portalu we wszytskich krajach, w których prowadz? dzia?alno?? wydaje im si? by? sporym wyzwaniem.
Idealnym rozwi?zaniem jest platforma TMF Horizon, który ??czy tradycyjn? list? p?ac z portalem internetowym, który pomo?e sprosta? nowoczesnym wyzwaniom p?acowym i b?dzie stanowi? doskona?e uzupe?nienie obs?ugi p?ac oferowanej przez TMF Group. TMF Horizon oferuje elektroniczne paski wynagrodzeń w lokalnym formacie, dost?p do danych, zarz?dzanie zadaniami z mo?liwo?ci? ustawienia przypomnień. Wszystko to u?atwi terminowe i prawid?owe dokonanie wyp?at, umo?liwi globalne raportowanie dzi?ki zagwarantowaniu przejrzysto?ci danych p?acowych niezale?ne od lokalizacji oraz zapewni wgl?d i analiz? rezultatów przedstawionych w formie ‘dashboardów’.
System umo?liwia wgl?d w globalne dane p?acowe. Dane s? przekazywane poprzez system w bezpieczny sposób, tak aby poufne dane pracowników nie by?y przesy?ane poczt? elektroniczn?. Jest to narz?dzie komunikacji mi?dzy pracownikami i dzia?em HR, które nie tylko poprawia efektywno??, ale równie? usprawnia wewn?trzn? komunikacj?.
Kontakt z nami
TMF Poland to zespó? specjalistów w zakresie ksi?gowo?ci, tax compliance, us?ug sekretariatu korporacyjnego oraz obs?ugi kadrowo-p?acowej. Z naszych biur w Warszawie i Katowicach obs?ugujemy klientów lokalnych i mi?dzynarodowych.
Aby uzyska? wi?cej informacji o tym, jak TMF Poland oraz nasze rozwi?zania mog? pomóc spe?ni? Państwa wymogi z obszaru HR, zapraszamy do kontaktu ju? dzisiaj.
Poka?emy Państwu jak us?ugi administracyjne pozwalaj? naszym Klientom skoncentrowa? si? na kluczowych aspektach ich dzia?alno?ci.