Administrowanie spó?kami zale?nymi czy oddzia?ami w poszczególnych krajach jest sporym problemem dla mi?dzynarodowych korporacji. Musz? one wype?nia? obowi?zki prawnopodatkowe odr?bnie dla ka?dego państwa, w którym prowadz? dzia?alno??. Polska pod tym wzgl?dem stanowi dla takich firm du?e wyzwanie.
Polska zaj??a dziewi?te miejsce w kolejnej edycji Indeksu Zgodno?ci z Przepisami 2018, przygotowanej przez TMF Group. Indeks ocenia 84 jurysdykcje na ?wiecie pod k?tem trudno?ci, jakie napotykaj? firmy w przestrzeganiu lokalnych przepisów i zwi?zanych z nimi kwestii. Pozycja Polski w rankingu oznacza, ?e jako jedyny europejski kraj znale?li?my si? w?ród dziesi?ciu państw, w których stopień skomplikowania prawa jest bardzo wysoki. Przedsi?biorstwa zagraniczne pragn?ce rozwija? biznes w naszym kraju napotykaj? wiele przeszkód. Do g?ównych nale?y czasoch?onny proces rozpocz?cia dzia?alno?ci, zw?aszcza wtedy, gdy firma ma wielu zagranicznych udzia?owców. Cho? mamy jeden system prawny, to s?dy w ró?nych okr?gach mog? odmiennie interpretowa? przepisy, co prowadzi do niekonsekwentnego podej?cia do sprawozdawczo?ci i egzekwowania wymogów prawnych.
Co prawda, Polska podj??a zdecydowane kroki, aby upro?ci? regulacje, ale globalne tendencje zmierzaj?ce do przejrzysto?ci finansowej i obowi?zki zwi?zane z przestrzeganiem przepisów staj? si? coraz bardziej przyt?aczaj?ce dla szefów firm i ich zespo?ów prawnych. Obejmuj? one BEPS (Base Erosion and Profit Shifting), CRS (Common Reporting Standard), AMLD5 (Anti money Laundering Directive), UBO (Ultimate Beneficial Owner), GDPR (General Data Protection Regulation – RODO, Rozporz?dzenie ogólne o ochronie danych osobowych). Mened?erowie maj? nast?puj?cy wybór – mog? radzi? sobie z tym we w?asnym zakresie lub zdecydowa? si? na wspó?prac? z partnerem, który zapewni im globaln? obs?ug? i profesjonaln? pomoc w danym kraju. W podstawowym zakresie pomocy mie?ci si? przeprowadzanie rocznych i nadzwyczajnych zgromadzeń wspólników, dokonywanie podzia?ów dywidend, podejmowanie uchwa? dla ka?dej filii spó?ki mi?dzynarodowej lub firm przynale??cych i partnerów w spó?ce joint venture.
Powy?sze dowodzi, ?e niezale?nie od wielko?ci firmy, lokalizacji lub tego, czy jest ona publiczna czy prywatna, istnieje potrzeba solidnego globalnego programu sekretariatu korporacyjnego (Corporate Secretarial – CoSec), który ??czy efektywn? administracj? podmiotów, zarz?dzanie, zgodno?? i systemy ograniczania ryzyka. TMF Group wychodzi naprzeciw potrzebom przedsi?biorców i oferuje komplet us?ug z zakresu sekretariatu korporacyjnego.
„Istnieje wiele nowych przepisów i nowych raportów, które korporacje mi?dzynarodowe musz? przedstawi? lokalnym lub centralnym organom, np. notariuszowi, firmowemu sekretarzowi lub Europejskiemu Bankowi Centralnemu. Je?li dane nie s? skonsolidowane lub przedstawione w odpowiednim formacie, istnieje ryzyko, ?e spó?ka mo?e nie by? w stanie kontynuowa? dzia?alno?ci w niektórych krajach. Dla przedsi?biorstwa mi?dzynarodowego (MNC – Multi national companies MNCs), jak równie? dla wewn?trznego doradcy, reputacja dotycz?ca prowadzenia biznesu mo?e by? zagro?ona” – wyja?nia Priscila Westerhof-Fittipaldi, dyrektor portfolio globalnych us?ug sekretariatu korporacyjnego w TMF Group.
Przypadek Victaulic
Dla wewn?trznych doradców i ich zespo?ów jednym z g?ównych priorytetów jest pomoc firmie w utrzymaniu p?ynno?ci i prowadzenia interesów zgodnie z prawem na ca?ym ?wiecie. Oznacza to nadzór, kontrol? i przewidywanie potrzeb biznesowych. Utrzymanie wszystkiego we w?asnym zakresie mo?e wydawa? si? optymalnym rozwi?zaniem, jednak zarz?dzanie korporacj? i zgodno?ci? w wielu oddzia?ach na ca?ym ?wiecie jest czasoch?onnym zadaniem. Wykwalifikowani specjali?ci musz? sp?dza? setki godzin na monitorowaniu terminów, interpretowaniu lokalnych przepisów, a nast?pnie przygotowywaniu i wysy?aniu tych dokumentów w lokalnym j?zyku (po uprzednim umiejscowieniu, uwierzytelnieniu notarialnym i legalizacji). Ponadto niezb?dne jest przeprowadzanie okresowej kontroli zagadnień formalnoprawnych, aby oceni? w perspektywie globalnej stan ich zgodno?ci. Za ka?dym razem, kiedy jest w??czana spó?ka zale?na w nowej jurysdykcji, wyzwanie rozpoczyna si? na nowo, nawet przy ?wietnym zarz?dzaniu projektowym. „?eby robi? to samodzielnie, mened?er musi koordynowa? wszystkie kraje z w?asnej centrali, znale?? kompetentny, do?wiadczony personel, który porozumiewa si? nie tylko w lokalnym j?zyku (pos?uguj?c si? równie? specjalistyczn? terminologi? sprawozdawczo?ci), ale te? w j?zyku centrali” – mówi Fittipaldi. Poza tym zarz?dzanie tymi kwestiami we w?asnym zakresie jest równie? bardzo kosztowne z uwagi na ceny us?ug prawnych.
Victaulic, ?wiatowy lider w produkcji systemów rurowych, stan?? przed takim problemem. Prowadzi dzia?alno?? w ponad 100 krajach, co oznacza, ?e dla bezpieczeństwa powinna wdro?y? us?ug? sekretariatu korporacyjnego. „Szybko ocenili?my, ?e nasza sytuacja wymaga najlepszych partnerów ?wiadcz?cych globalne us?ugi CoSec. Poziom lokalnej wiedzy eksperckiej potrzebny do tego, aby by? na bie??co, zachowa? zgodno?? oraz terminowo wype?nia? wszystkie wymagane dokumenty, w innym przypadku móg?by sprowadza? si? do wymiany personelu” – t?umaczy Mark Van De Voorde, dyrektor do spraw prawnych i administracyjnych firmy Victaulic.
Firma Victaulic uzna?a globalny model CoSec, oferowany przez TMF Group, za najlepsze rozwi?zanie na rynku. TMF oferuje centralne, standaryzowane i skoordynowane opcje dla wszystkich klientów globalnych. Pozwala im równie? na bezpo?redni? wspó?prac? z jej lokalnymi jednostkami i ekspertami. Dzi?ki gwarancji terminowego wywi?zywania si? z ró?nych obowi?zków sprawozdawczych we wszystkich lokalizacjach z siedziby centrali (dla firmy Victaulic i TMF Group to jest Luksemburg) oraz dost?powi do lokalnych kontaktów Victaulic zyska? bezpieczeństwo i fachow? wiedz?.
Czy korzystanie z dostawcy us?ug biznesowych, którego wszyscy eksperci s? jego pracownikami, jest naprawd? tak korzystne? Wed?ug Priscili Fittipaldi, absolutnie tak. „Je?li pojawi si? jakakolwiek zmiana legislacyjna b?d? problem wi???cy si? ze z?o?onymi ju? dokumentami, klient natychmiast uzyska po??czenie konferencyjne z odpowiednim biurem TMF Group. Otrzyma plan, jak i co nale?y zaadaptowa?, aby dzia?a? nadal w zgodzie w przepisami lub jak rozwi?za? kwesti? dokumentów. Klient mo?e te? dowiedzie? si? o nadchodz?cych zmianach, ale w taki sposób, aby ta informacja go nie przerazi?a. Tu nie ma miejsca na ?adne domys?y” – konkluduje Priscila Fittipaldi.
Kolejna korzy??, któr? daje globalny zewn?trzny sekretariat korporacyjny, polega na tym, ?e TMF Group nie przymyka oka na s?abe wyniki pracowników czy brak reakcji na legislacyjne zmiany w jakiej? jurysdykcji. „Odpowiedzialno?? spoczywa na nas – uwa?a Fittipaldi. – Nasi klienci, nawet ci, którzy wspó?pracuj? z wieloma biurami, maj? z nami bezpo?redni kontakt i otrzymuj? od razu plan naprawy sytuacji. Je?eli dany pracownik nie wykonuje swojej pracy w danym kraju, mamy uprawnienia do radzenia sobie z tym bezpo?rednio, w przeciwieństwie do dostawców, którzy opieraj? si? na innych firmach i nie maj? takiej samej odpowiedzialno?ci i kontroli”.
Firma Victaulic, decyduj?c si? na prac? z tym samym dostawc? us?ug CoSec w prawie wszystkich jurysdykcjach, zyska?a poczucie bezpieczeństwa. Ze wzgl?du na szybkie tempo zmian zachodz?cych w globalnym krajobrazie regulacyjnym wybór modelu, który wykorzystuje rozszerzon? zgodno?? us?ug oferowanych przez TMF Group, by? jak najbardziej zasadny. Bez lokalnej obecno?ci w niektórych lokalizacjach nawet rutynowe wyzwania korporacyjne mog?yby okaza? si? problemem.
Powy?szy artyku? ukaza? si? w Harvard Business Review Polska Nr 188 (pa?dziernik 2018)
Zapraszamy tak?e do obejrzenia nagrania webinaru po?wi?conego tematyce compliance i zmianom w obowi?zuj?cych przepisach w regionie EMEA.
W przypadku pytań – serdecznie zapraszamy do kontaktu.