Si bien en el fin de a?o muchas empresas se apresuran a cumplir con las fechas de presentación de informes, también es un momento oportuno para que reevalúen su programa de secretariado corporativo global y realicen un ‘health check’.
Independientemente del tamaño o el estado de una empresa multinacional, un sólido programa de secretariado corporativo global siempre ha sido clave para la administración efectiva de entidades, cumplimiento, gobernanza y la mitigación de riesgos.
Sin embargo, la importancia de este programa está aumentando para las empresas internacionales, ya que se enfrentan a una lista cada vez mayor de requisitos de cumplimiento. Desde la Erosión de la Base Imponible y el Traslado de Beneficios (BEPS) hasta anti-lavado de dinero (AML), el Registro de Propietario Beneficiario Final (UBO) y la Ley de Cumplimiento de Impuestos de Cuentas Extranjeras (FATCA), las empresas internacionales deben adherirse a – y satisfacer – un sin número de reglas.
La tendencia en todo el mundo es controlar qué tipo de información está siendo compartida por las empresas, no sólo desde el punto de vista financiero, sino también desde una perspectiva del UBO. Hay muchas nuevas regulaciones y nuevos informes que las multinacionales deben presentar a las autoridades locales o centrales, e incluso aquellas que han estado operando en el mercado durante décadas pueden ser sorprendidas.
En este entorno regulatorio que evoluciona rápidamente, es importante saber que su programa de cumplimiento internacional está listo. Una buena práctica es revisar el estado de todas sus entidades al menos una vez al año. El final del año es un momento apropiado, ya que las empresas suelen tener suficiente información para realizar las pruebas.
Aunque suena como algo fácil de hacer, en la práctica, puede ser difícil y requerir apoyo del país de origen para completar correctamente. Con el aumento de los riesgos financieros y reputación por incumplimiento, revisar frecuentemente las entidades es una necesidad para las empresas internacionales.
Estos son algunas de las señales que pueden indicar que su entidad no está en una buena posición desde una perspectiva de cumplimiento.
1. Las cuentas de la compañía están siendo archivadas incorrectamente o tarde
Todos sabemos que los errores humanos ocurren, y las circunstancias inesperadas pueden llevar a que se pase la fecha de vencimiento. Pero si la información incorrecta se está produciendo con frecuencia, o su papeleo está habitualmente tarde, su proceso existente debe ser revisado.
2. Las autoridades están tocando su puerta
Ninguna multinacional debería sorprenderse porque las autoridades realicen revisiones al azar, y de hecho las empresas con sistemas robustos deberían estar bien preparadas para cualquier auditoría sorpresa. Sin embargo, si usted está recibiendo un nivel inusualmente alto de correspondencia de parte de las autoridades en cualquier jurisdicción en particular solicitando más información acerca de las actividades de su empresa, es probable que algo está persistentemente equivocado en su régimen de cumplimiento. Y usted necesita afrontarlo rápidamente.
3. Está recibiendo multas por incumplimiento
Si su multinacional no cumple con ciertas regulaciones y como resultado está recibiendo sanciones, toda está claro. Es hora de revisar las fallas de su programa de CoSec y adoptar un enfoque mejor.
Si bien estos signos no son difíciles de detectar, afrontarlas se convierte en un reto para los departamentos de cumplimiento de normas globales que tienen mucho trabajo. Algunos de los problemas pueden surgir cuando los departamentos están tratando de administrar múltiples proveedores de cumplimiento externo. El uso de un único proveedor – como TMF Group – que cuenta con expertos legales administrativos en las mismas jurisdicciones donde usted opera, pueden ahorrarle tiempo y esfuerzo enorme; ya que somos capaces de recopilar toda la información necesaria y realizar una revisión antes de implementar su programa de cumplimiento global.
Con la ayuda del proveedor de servicios de secretariado corporativo adecuado, las multinacionales pueden recuperarse y regresar a un cumplimiento operativo completo.
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El equipo global de expertos legales de TMF Group trabaja para remediar cualquier problema para que su empresa pueda continuar sus operaciones con total tranquilidad y en cumplimiento. Nuestras revisiones incluyen la verificación de los registros de la compañía y bases de datos y la identificación de fallas de cumplimiento.
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